E-Rechnung-Vorlage: Was in Ihre Rechnung gehört, damit daraus eine XRechnung wird
Eine Word- oder Excel-Vorlage allein ergibt noch keine E-Rechnung. Ihre Rechnung braucht alle Pflichtangaben, dazu die Felder der Norm EN 16931, und am Ende ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Hier finden Sie beide Checklisten kostenlos, eine Muster-Rechnung zum Abgleichen und den Weg von Ihrer Vorlage zur gültigen E-Rechnung.
Warum eine Word-Vorlage noch keine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Software automatisch auslesen kann und das der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG). Rechnungen aus Word, Excel oder Google Docs und daraus erzeugte PDFs sind „sonstige Rechnungen“. Als E-Rechnung gelten vor allem die XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in allen Profilen außer MINIMUM und BASIC-WL (PDF mit eingebetteter XML).
1. Vorlage
Rechnung wie gewohnt in Word oder Google Docs schreiben, mit allen Angaben aus den Checklisten.
2. PDF
Als PDF speichern. Das PDF ist noch keine E-Rechnung.
3. E-Rechnung
PDF im Konverter hochladen, Angaben prüfen, XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen.
Checkliste: Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Jede Rechnung — Papier, PDF oder E-Rechnung — braucht die Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG: Parteien mit Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Menge und Art, Leistungsdatum, Entgelt nach Steuersätzen, Steuerbetrag bzw. Steuerfrei-Hinweis, und in Sonderfällen Aufbewahrungshinweis oder „Gutschrift“.
Die vollständige Tabelle mit Erläuterungen, Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV) und § 14a UStG steht unter Rechnungspflichtangaben nach § 14 UStG. Kurzüberblick:
- Name und Anschrift
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung
- Leistungsdatum
- Entgelt nach Steuersätzen
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Hinweis auf Aufbewahrungspflicht
- „Gutschrift“
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben (§ 33 UStDV) und dürfen nach § 33 Satz 4 UStDV als sonstige Rechnung übermittelt werden.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und geben einen Hinweis auf die Steuerbefreiung an.
- Sonderfälle wie Reverse Charge: siehe § 14a auf der Pflichtangaben-Seite.
Zusätzlich für XRechnung und ZUGFeRD: die Felder nach EN 16931
Die E-Rechnung bildet jede Angabe als nummeriertes Feld ab (BT = Business Term). Damit der Konverter Ihr PDF vollständig umwandeln kann, sollte Ihre Vorlage diese Felder enthalten. Einige davon stehen auf klassischen Rechnungen oft nicht, etwa Käuferreferenz, Ansprechpartner und elektronische Adressen.
| Feld | Angabe | In Ihrer Vorlage |
|---|---|---|
| BT-1 | Rechnungsnummer | Wie oben, eindeutig. |
| BT-2 | Rechnungsdatum | Am besten im Format TT.MM.JJJJ, eindeutig lesbar. |
| BT-5 | Währung | Meist EUR; schreiben Sie Beträge mit „€“ oder „EUR“. |
| BT-9 oder BT-20 | Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen | Ist ein Betrag offen, braucht die E-Rechnung eines von beiden, z. B. „Zahlbar bis 30.11.2026 ohne Abzug“. |
| BT-10 | Käuferreferenz / Leitweg-ID | Bei Behörden die Leitweg-ID (in der XRechnung Pflicht, Regel BR-DE-15), bei Unternehmen z. B. die Bestellnummer des Kunden. |
| BT-27, BT-35 bis BT-40 | Ihr Name und Ihre Anschrift | Straße, PLZ, Ort und Land. |
| BT-31 / BT-32 | Ihre USt-IdNr. bzw. Steuernummer | Wie in der Checkliste oben. |
| BT-34 | Ihre elektronische Adresse | Meist die E-Mail-Adresse, unter der Sie Rechnungen versenden. |
| BT-41 bis BT-43 | Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail | In der XRechnung Pflicht (Regeln BR-DE-2, BR-DE-5, BR-DE-6, BR-DE-7): Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse einer Kontaktperson. |
| BT-44, BT-50 bis BT-55 | Name und Anschrift des Kunden | Straße, PLZ, Ort und Land des Kunden. |
| BT-49 | Elektronische Adresse des Kunden | Meist die E-Mail-Adresse, an die der Kunde Rechnungen empfangen möchte. |
| BT-72 | Leistungs- oder Lieferdatum | Oder ein Leistungszeitraum mit Beginn und Ende. |
| BT-81, BT-84 | Zahlungsart und IBAN | Bei Überweisung Ihre IBAN (Regeln BR-DE-1, BR-DE-23). |
| BT-153, BT-129, BT-130, BT-146 | Positionen | Je Position Bezeichnung, Menge, Einheit (z. B. Stunden, Stück) und Netto-Einzelpreis. |
| BT-151, BT-152 | Umsatzsteuer je Position | Steuerkategorie und Steuersatz, z. B. 19 %. |
| BT-109, BT-110, BT-112, BT-115 | Summen | Gesamtbetrag netto, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag brutto und Zahlbetrag. |
Grenzen des Konverters: ein Steuersatz je Rechnung, keine Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis, keine Gutschriften. Regelnummern wie BR-DE-15 erklären die XRechnung Fehlercodes; mehr zur Leitweg-ID und zur Leitweg-ID in der Vorlage. Word-Beschriftungen: Word zu XRechnung.
Muster-Rechnung zum Abgleichen
So kann eine Rechnung aussehen, die alle Angaben enthält. Die kleinen Kennungen zeigen, welches Feld der E-Rechnung daraus wird. Alle Daten sind erfunden.
Lena Beispiel – GrafikdesignBT-27
Musterweg 1, 12345 Musterstadt, DEBT-35–40
USt-IdNr. DE000000000BT-31
rechnung@lena-beispiel.exampleBT-34
Ansprechpartnerin Lena Beispiel, Tel. 0123 456789, lena@lena-beispiel.exampleBT-41–43
Rechnung Nr. 2026-042BT-1
Rechnungsdatum 16.10.2026BT-2
Leistungszeitraum 01.10.–15.10.2026BT-72
Ihre Referenz: PO-7781BT-10
bei Behörden steht hier die Leitweg-ID
Beispiel GmbHBT-44
Kundenstraße 5, 54321 Beispielstadt, DEBT-50–55
eingangsrechnungen@beispiel-gmbh.exampleBT-49
| LeistungBT-153 | MengeBT-129/130 | Einzelpreis nettoBT-146 | Netto |
|---|---|---|---|
| Logo-Entwurf, 3 Varianten | 8 Std. | 85,00 € | 680,00 € |
| Nutzungsrechte Logo | 1 Stk. | 300,00 € | 300,00 € |
Summe netto 980,00 €BT-109
Umsatzsteuer 19 % 186,20 €BT-152/110
Gesamtbetrag 1.166,20 €BT-112/115
Zahlbar bis 30.10.2026 ohne AbzugBT-9/20 per Überweisung auf IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00 (Platzhalter)BT-81/84
Rechenweg: 8 × 85,00 € + 300,00 € = 980,00 € netto; 19 % davon sind 186,20 €; zusammen 1.166,20 €.
Ab wann Sie E-Rechnungen brauchen
Seit 1. Januar 2025
Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt.
2025 und 2026
Übergangszeit: Papierrechnungen bleiben erlaubt; PDF-Rechnungen und andere elektronische Formate nur, wenn Ihr Kunde zustimmt.
Ab 1. Januar 2027
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Bei höchstens 800.000 € dürfen Sie bis Ende 2027 noch sonstige Rechnungen schreiben.
Ab 1. Januar 2028
Alle Unternehmen müssen bei Rechnungen an inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4 UStDV); Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden sind nicht von der B2B-E-Rechnungspflicht erfasst; Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Stand: Oktober 2026, nach den veröffentlichten Angaben des Bundesfinanzministeriums (FAQ zur E-Rechnung, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025). Keine Steuerberatung. Mehr: E-Rechnungspflicht 2027 & 2028 · Kleinunternehmer und E-Rechnung · E-Rechnung für Freiberufler.
E-Rechnung Starter-Kit
Vorlage + Checkliste + Beispiel
9 € einmalig, inkl. 19 % USt
- Rechnungsvorlage als Word-Datei (DOCX) und als Google-Docs-Kopie: alle Angaben aus beiden Checklisten an der richtigen Stelle, so dass der Konverter sie erkennt
- Ausgefüllte Beispielrechnung plus die daraus erzeugte XRechnung zum Vergleichen
- Checkliste Pflichtangaben & Leitweg-ID als PDF zum Abhaken
- Kurzanleitung: von der Vorlage über das PDF zur XRechnung oder ZUGFeRD-Datei
Geplant als Download direkt nach dem Kauf, ohne Abo. Für Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis; Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen.
Vormerken – Bescheid geben, wenn das Starter-Kit startet
Heute schon kostenlos: PDF umwandeln und prüfen
PDF in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln →
Ihre PDF-Rechnung hochladen, erkannte Angaben prüfen und ergänzen, geprüfte E-Rechnung herunterladen. Derzeit kostenlos und ohne Anmeldung.
E-Rechnung kostenlos prüfen →
XRechnung oder ZUGFeRD hochladen und mit den veröffentlichten KoSIT-Schematron-Regeln prüfen, mit deutschen Erklärungen zu jeder Regel.
Vertiefende Leitfäden
Häufige Fragen
Gibt es eine kostenlose E-Rechnung-Vorlage für Word?
Eine Word-Datei kann selbst nie eine E-Rechnung sein, denn Word erzeugt kein strukturiertes Format nach EN 16931. Kostenlos nutzbar ist der Weg über Ihre bestehende Vorlage: Ergänzen Sie die Angaben aus den Checklisten auf dieser Seite, speichern Sie die Rechnung als PDF und wandeln Sie sie im Konverter in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei um. Das Starter-Kit (9 € einmalig inkl. 19 % USt, in Vorbereitung) soll eine fertige Vorlage liefern, in der alle Felder schon an der richtigen Stelle stehen.
Ist eine Rechnung aus Word, Excel oder als PDF eine E-Rechnung?
Nein. Sie ist eine sonstige Rechnung. Als E-Rechnung gelten strukturierte Formate nach EN 16931, vor allem die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in allen Profilen außer MINIMUM und BASIC-WL. Sonstige Rechnungen bleiben in der Übergangszeit erlaubt: Papier bis Ende 2026 immer, PDF nur mit Zustimmung des Kunden; bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027.
Brauche ich als Freiberufler oder Kleinunternehmer eine E-Rechnung?
Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Freiberufler und Selbstständige E-Rechnungen an andere inländische Unternehmen ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028; Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). Der Konverter und das Starter-Kit sind derzeit nur für Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis gedacht.
Was enthält das Starter-Kit und wann kann ich es kaufen?
Geplant sind eine Rechnungsvorlage als Word-Datei und Google-Docs-Kopie mit allen Feldern, eine ausgefüllte Beispielrechnung mit der daraus erzeugten XRechnung, die Checkliste als PDF und eine Kurzanleitung, für 9 € einmalig inkl. 19 % USt, ohne Abo, als Download. Das Kit ist in Vorbereitung und noch nicht buchbar; der Start ist voraussichtlich Ende Oktober 2026. Wenn Sie sich vormerken, entstehen keine Kosten und keine Kaufverpflichtung.
Wo trage ich die Leitweg-ID ein?
Die Leitweg-ID gehört in die Käuferreferenz (BT-10). Schreiben Sie sie in Ihrer Vorlage als eigene Zeile „Leitweg-ID“ in den Rechnungskopf; im Konverter gibt es dafür das Feld „Leitweg-ID / Käuferref.“. Sie erhalten die Leitweg-ID von der Behörde, meist mit der Bestellung. Ob eine eingetragene Leitweg-ID stimmt, prüft keine Regel; bei Unternehmen tragen Sie stattdessen z. B. die Bestellnummer ein.