PDF in XRechnung umwandeln: Schritt für Schritt zur XML
Sie haben Ihre Rechnung schon als PDF, etwa aus Word, Excel, Pages oder Ihrem Rechnungsprogramm. Der Konverter liest die Angaben aus dem PDF aus, Sie ergänzen die Pflichtangaben, die eine XRechnung zusätzlich verlangt, und laden eine XRechnung 3.0 als XML-Datei herunter. Das ist derzeit ohne Kosten und ohne Anmeldung möglich; kostenpflichtige Pakete sind geplant.
Warum ein PDF allein keine XRechnung ist
Eine XRechnung ist keine andere Dateiendung, sondern eine strukturierte XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931 mit den deutschen Zusatzregeln (XRechnung-CIUS). Jede Angabe steht in einem festen Datenfeld, damit die Software des Empfängers die Rechnung automatisch verarbeiten kann. Umwandeln heißt deshalb: Die Inhalte Ihres PDFs werden in diese Datenfelder übertragen. Im B2B-Bereich bleibt ein PDF bis Ende 2026 (bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027) eine zulässige sonstige Rechnung; Behörden verlangen die E-Rechnung schon heute.
PDF zu XRechnung in drei Schritten
1. PDF hochladen (bis ca. 4 MB): Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuersatz und Beträge werden aus dem Text des PDFs erkannt. 2. Angaben prüfen und ergänzen, vor allem Leitweg-ID oder Käuferreferenz, Kontakt-E-Mail und Kontakt-Telefon des Verkäufers sowie die elektronischen Adressen beider Parteien. 3. Format XRechnung wählen und herunterladen. Die XML wird vorher gegen die Schematron-Regeln der KoSIT geprüft (EN 16931 und XRechnung 3.0, Prüfregeln 3.0.2). Der Download startet nur, wenn die Prüfung bestanden ist; sonst sehen Sie die verletzten Regeln mit Nummer und können die Felder korrigieren.
Was in einer PDF-Rechnung meist fehlt
Klassische PDF-Rechnungen enthalten oft nicht alles, was die XRechnung verlangt. Die Käuferreferenz (BT-10) ist bei Behörden in der Regel die Leitweg-ID, im B2B-Bereich etwa eine Bestellnummer. Die Prüfung erkennt eine fehlende oder falsche Leitweg-ID nicht; ohne die richtige ID kann das Behördenportal die Rechnung nicht zuordnen und lehnt sie ab. Außerdem braucht die XRechnung einen Ansprechpartner des Verkäufers mit Telefonnummer und E-Mail (Regeln BR-DE-2, BR-DE-5, BR-DE-6 und BR-DE-7) – tragen Sie im Konverter Kontakt-E-Mail und Kontakt-Telefon ein – sowie elektronische Adressen von Verkäufer und Käufer (BT-34 und BT-49), meist eine E-Mail-Adresse. Erklärungen zu einzelnen Regelnummern finden Sie unter Fehlercodes.
Mehr dazu: XRechnung Fehlercodes · Leitweg-ID · E-Rechnung-Vorlage & Checkliste · Word zu XRechnung
Gescannte PDFs und Fotos
Der Konverter liest den Text, der im PDF gespeichert ist; eine Texterkennung (OCR) für Scans gibt es nicht. Am besten funktioniert ein PDF, das Sie direkt aus Word, Excel, Pages oder Ihrer Rechnungssoftware exportiert haben. Bei einem eingescannten Papierbeleg oder einem Foto werden kaum Felder erkannt; Sie können die Angaben dann im Formular von Hand eintragen.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Behörden verlangen meist die XRechnung. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist die E-Rechnung seit dem 27. November 2020 Pflicht; Länder und Kommunen regeln das eigenständig. Viele Portale, auch ZRE und OZG-RE des Bundes, nehmen zusätzlich ZUGFeRD ab Profil EN 16931 an. Geschäftskunden bevorzugen oft ZUGFeRD, ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML, das Menschen lesen und Software auslesen kann. Der Konverter erzeugt beides aus demselben PDF: XRechnung 3.0 in der CII-Syntax (kein UBL) oder ZUGFeRD im Profil EN 16931. Fragen Sie im Zweifel Ihren Kunden. Eine fertige XRechnung können Sie im XRechnung-Viewer lesen oder unter Prüfen erneut validieren.
Mehr dazu: XRechnung-Viewer · E-Rechnung prüfen · ZUGFeRD oder XRechnung?
Grenzen des Konverters
Unterstützt wird ein Steuersatz je Rechnung, zum Beispiel 19 % oder 7 %. Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis (etwa von Kleinunternehmern), steuerfreie Leistungen, mehrere Steuersätze oder komplexe Rabatte bilden Sie besser in einer Rechnungssoftware ab. Die XRechnung ersetzt Ihr PDF: Korrigieren Sie geänderte Angaben auch in Ihrer Ursprungsrechnung und senden Sie dem Kunden die XRechnung anstelle des PDFs. Die Prüfung ist keine Zertifizierung und ersetzt keine Steuerberatung.
Pflicht und Datenschutz
Im B2B-Bereich müssen seit dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 alle. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto; Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen nicht ausstellen (§ 34a UStDV), aber empfangen können. Hochgeladene Dateien werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und von uns nicht gespeichert; zur Felderkennung kann der aus dem PDF extrahierte Text an einen KI-Dienstleister in den USA übermittelt werden (Datenschutzerklärung, Abschnitte 3 und 4).
Mehr dazu: E-Rechnungspflicht 2027 & 2028 · Datenschutzerklärung
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Häufige Fragen
Brauche ich für die XRechnung eine Leitweg-ID?
Bei Rechnungen an Behörden in der Regel ja: Die Leitweg-ID gehört in die Käuferreferenz (BT-10) und steht meist in der Bestellung. Im B2B-Bereich tragen Sie stattdessen eine andere Käuferreferenz ein, etwa eine Bestellnummer.
Darf ich das PDF zusätzlich mitschicken?
Die XRechnung ist die maßgebliche Rechnung. Senden Sie das PDF nicht als zweite Rechnung mit, sonst entstehen zwei Rechnungsdokumente für denselben Vorgang. Ein PDF als reine Lesekopie sollte als solche gekennzeichnet sein.
Funktioniert das auch mit gescannten Rechnungen?
Nur eingeschränkt. Es gibt keine Texterkennung (OCR) für Scans oder Fotos; die Felder müssen Sie dann von Hand eintragen. Am besten laden Sie ein direkt exportiertes PDF hoch.
Was kostet das Umwandeln von PDF in XRechnung?
Derzeit nichts: Sie wandeln PDF-Rechnungen ohne Kosten und ohne Anmeldung in eine XRechnung um. Für den Konverter sind kostenpflichtige Pakete geplant. Kosten entstehen nur, wenn Sie ausdrücklich ein Paket bestellen; den Preis sehen Sie vorher.
Wie kann ich die erzeugte XRechnung lesen oder prüfen?
Öffnen Sie die XML im XRechnung-Viewer, um sie lesbar darzustellen, oder laden Sie sie unter Prüfen hoch, um sie erneut gegen die KoSIT-Regeln zu validieren. Beides ist ohne Anmeldung möglich.