E-Rechnung prüfen kostenlos: was der Validator kontrolliert

Ob Eingangsrechnung oder selbst erstellte Datei: Bevor Sie eine E-Rechnung verbuchen oder versenden, sollten Sie sie validieren. Der Validator prüft XRechnungen in CII und UBL sowie ZUGFeRD-PDFs kostenlos und ohne Anmeldung gegen die veröffentlichten Schematron-Regeln der KoSIT und zeigt jeden Verstoß mit Regelnummer.

Was beim Prüfen kontrolliert wird

Der Validator prüft in drei Stufen. Zuerst, ob die Datei lesbare XML und ein CII-Dokument (CrossIndustryInvoice) oder ein UBL-Dokument (Invoice bzw. CreditNote) ist; eine XSD-Schemaprüfung wie im Prüftool der KoSIT läuft dabei nicht mit. Dann die Geschäftsregeln der europäischen Norm EN 16931, etwa Pflichtfelder, Summen und Steuerangaben. Enthält die Profilkennung der Rechnung „xrechnung“, kommen die deutschen Zusatzregeln der XRechnung-CIUS hinzu (BR-DE). Grundlage sind die veröffentlichten Schematron-Regeln der KoSIT-Konfiguration XRechnung 3.0.2. Jeder Verstoß erscheint mit Regelnummer und Meldung, getrennt nach Fehlern und Warnungen.

XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF

Eine XRechnung in CII oder UBL laden Sie direkt als XML-Datei hoch. Bei einem ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF liest der Validator die eingebettete Rechnungs-XML aus und prüft sie; ausgewertet wird die erste eingebettete Datei. Ist der erste Anhang im PDF nicht die Rechnungs-XML, ist das Ergebnis nicht aussagekräftig. Geprüft wird nur die XML, nicht das PDF selbst: PDF/A-3-Konformität, XMP-Metadaten und der Name der eingebetteten Datei bleiben außen vor. Ein ZUGFeRD im Profil EN 16931 ohne XRechnung-Kennung wird nur gegen EN 16931 geprüft. Die Profile Minimum und Basic WL scheitern an EN-16931-Regeln; das ist korrekt, denn sie gelten nicht als E-Rechnung.

Mehr dazu: XRechnung Validator online · ZUGFeRD prüfen

Was der Validator noch nicht prüft

ZUGFeRD 1.x mit dem älteren Wurzelelement CrossIndustryDocument wird nicht unterstützt. Die XSD-Schemaprüfung des KoSIT-Jars läuft hier nicht mit (weder für CII noch für UBL). Außerdem kann keine Prüfregel feststellen, ob die Inhalte stimmen: ob eine Leitweg-ID zum richtigen Empfänger führt, ob die Preise vereinbart waren oder ob die Leistung erbracht wurde. Die Prüfung ersetzt keine Steuerberatung.

In drei Schritten prüfen

1. Unter Prüfen die XML- oder PDF-Datei hochladen (bis ca. 4 MB, ohne Anmeldung). 2. Ergebnis lesen: „Keine Fehler gefunden“ oder eine Liste der Fehler mit Regelnummer, dazu eventuelle Warnungen sowie, sofern auslesbar, Rechnungsnummer und Gesamtbetrag. 3. Korrigieren: Bei eigenen Rechnungen ändern Sie die Angaben in Ihrer Software oder erzeugen die Datei neu, etwa mit dem Konverter aus Ihrer PDF-Rechnung. Bei Eingangsrechnungen bitten Sie den Absender um eine korrigierte Datei. Danach erneut prüfen.

Mehr dazu: E-Rechnung prüfen · Automatisch reparieren · E-Rechnung-Fehler beheben · XRechnung-Fehler beheben · E-Rechnung aus PDF erstellen · Viele Rechnungen automatisch prüfen: XRechnung API

Häufige Fehler und ihre Bedeutung

Die meisten Meldungen gehen auf wenige Ursachen zurück. Fehlt die Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID, meldet der Validator BR-DE-15. Fehlen beim Verkäufer Ansprechpartner, Telefonnummer oder E-Mail, erscheinen BR-DE-2, BR-DE-6 oder BR-DE-7. Rundungs- und Summenfehler zeigen sich als BR-CO-Regeln, etwa BR-CO-13 oder BR-CO-15, Abweichungen in der Umsatzsteuer-Aufschlüsselung als BR-S-Regeln wie BR-S-08. Bei XRechnungen mit SEPA-Überweisung (Zahlungsart 58) weist BR-DE-19 auf eine fehlerhafte IBAN hin. Fehler machen die Datei im Sinne der Prüfregeln ungültig; Warnungen weisen auf Auffälligkeiten hin, lassen sie aber gültig. Zu vielen Regelnummern gibt es eine Erklärung mit Lösung unter Fehlercodes.

Mehr dazu: XRechnung Fehlercodes · Leitweg-ID

Eingangsrechnungen prüfen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; das Ausstellen wird ab 2027 und 2028 schrittweise Pflicht. Der Validator hilft, eine eingehende XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung vor dem Verbuchen formal einzuordnen. Ein Schematron-Fehler bedeutet nicht automatisch, dass die Rechnung unwirksam ist oder der Vorsteuerabzug entfällt. Klären Sie Auffälligkeiten mit dem Absender und steuerliche Fragen mit Ihrer Steuerberatung. Zum Lesen öffnen Sie die XML im XRechnung-Viewer. Archivieren Sie die empfangene Datei im Originalformat.

Mehr dazu: E-Rechnung empfangen und lesen · XRechnung öffnen

Kostenlos, ohne Anmeldung und Datenschutz

Das Prüfen ist kostenlos und funktioniert ohne Konto oder Installation, bis ca. 4 MB pro Datei. Für die Prüfung wird die Datei an unseren Server gesendet, nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und von uns nicht gespeichert; an KI-Dienstleister wird beim Prüfen nichts übermittelt. Wie bei jedem Seitenaufruf verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Zugriffsdaten (Datenschutzerklärung, Abschnitt 2). Die Prüfung ist keine Zertifizierung und ersetzt keine Steuerberatung. Das Tool ist kein offizieller Dienst der KoSIT, sondern nutzt deren veröffentlichte Regeln.

Mehr dazu: Datenschutzerklärung

Jetzt E-Rechnung kostenlos prüfen →Fehler gefunden? Automatisch reparieren (Beta)

Häufige Fragen

Ist das Prüfen der E-Rechnung kostenlos?

Ja. Sie prüfen XRechnungen (CII und UBL) und ZUGFeRD-PDFs kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Installation, bis ca. 4 MB pro Datei.

Werden meine Rechnungen gespeichert?

Nein. Die Datei wird nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und von uns nicht gespeichert. Beim Prüfen wird nichts an KI-Dienstleister übermittelt.

Kann ich eine XRechnung im UBL-Format prüfen?

Ja. Der Validator prüft UBL-Rechnungen und UBL-Gutschriften (Invoice und CreditNote) mit denselben KoSIT-Schematron-Regeln wie CII. Die UBL-XSD-Schemaprüfung des KoSIT-Jars läuft hier nicht mit.

Was bedeutet eine Warnung?

Warnungen gehören zu Regeln, die die KoSIT nicht als Fehler einstuft, etwa BR-DE-19 zur IBAN. Die Datei bleibt formal gültig; kontrollieren Sie die betroffene Angabe trotzdem.

Ist eine Rechnung ohne Fehler auch steuerlich in Ordnung?

Nicht unbedingt. Der Validator prüft die Form nach EN 16931 und den XRechnung-Regeln, nicht, ob Inhalte, Steuersätze oder die Leitweg-ID sachlich stimmen. Das Tool ersetzt keine Steuerberatung.