Ist das Erstellen der E-Rechnung kostenlos?

Derzeit ja: Sie wandeln PDF-Rechnungen ohne Kosten und ohne Anmeldung in XRechnung oder ZUGFeRD um. Für den Konverter sind kostenpflichtige Pakete geplant. Kosten entstehen nur, wenn Sie ausdrücklich ein Paket bestellen; den Preis sehen Sie vorher. Das Prüfen bestehender E-Rechnungen ist kostenlos.

Ist meine PDF-Rechnung schon eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD in allen Profilen außer Minimum und Basic WL. Mit dem Konverter machen Sie aus Ihrer PDF-Rechnung eine solche Datei.

Welches Format brauche ich?

Für Behörden in der Regel XRechnung, für Geschäftskunden meist ZUGFeRD. Fragen Sie im Zweifel Ihren Kunden, welches Format er verarbeiten kann.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen (§ 34a UStDV), müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis unterstützt der Konverter derzeit nicht.

E-Rechnung kostenlos erstellen: aus Ihrer PDF-Rechnung

Sie müssen Ihre Rechnung nicht neu in ein Online-Formular abtippen. Laden Sie die PDF-Rechnung hoch, die Sie ohnehin schon schreiben, und wandeln Sie sie in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei um, derzeit ohne Kosten und ohne Anmeldung.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das Software automatisch auslesen kann. Ein reines PDF, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. In Deutschland üblich sind XRechnung und ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD gelten alle Profile außer Minimum und Basic WL als E-Rechnung, also Basic, EN 16931 (früher Comfort), Extended und XRechnung.

In drei Schritten zur E-Rechnung

1. PDF-Rechnung hochladen: Rechnungsnummer, Datum, Parteien, Positionen und Beträge werden automatisch erkannt. 2. Angaben prüfen und ergänzen, etwa die Leitweg-ID bei Behörden oder die Kontaktdaten des Verkäufers. 3. Format wählen und herunterladen. Vor dem Download wird die XML gegen die Schematron-Regeln der KoSIT (EN 16931 und XRechnung-CIUS) geprüft. Anders als bei einem Rechnungsgenerator schreiben Sie Ihre Rechnungen weiter mit Ihrer gewohnten Vorlage.

Mehr dazu: Pflichtangaben-Checkliste für Ihre Vorlage

XRechnung oder ZUGFeRD?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt. ZUGFeRD ist ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML, das Menschen lesen und Software auslesen kann, und ist bei Geschäftskunden beliebt; der Konverter erzeugt das Profil EN 16931. Im Zweifel fragen Sie Ihren Kunden.

Mehr dazu: XRechnung erstellen · ZUGFeRD erstellen · ZUGFeRD oder XRechnung?

Ab wann E-Rechnungen Pflicht sind

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 alle Unternehmen im B2B-Bereich. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise; Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Details stehen im Überblick zur E-Rechnungspflicht 2027.

Grenzen des Konverters

Unterstützt wird ein Steuersatz je Rechnung, zum Beispiel 19 % oder 7 %. Steuerfreie Leistungen, Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis (etwa von Kleinunternehmern), mehrere Steuersätze oder komplexe Rabatte bilden Sie besser in einer Rechnungssoftware ab. Das ZUGFeRD-PDF wird neu aus den geprüften Angaben erzeugt, in schlichtem Layout statt Ihres Original-Designs. Bei ZUGFeRD ist die eingebettete XML maßgeblich: Wenn Sie Angaben im Konverter korrigieren, übernehmen Sie die Korrektur auch in Ihre Ursprungsrechnung, und senden Sie dem Kunden die E-Rechnung anstelle des Original-PDFs, nicht zusätzlich. Die Prüfung ist keine Zertifizierung und ersetzt keine Steuerberatung; das Tool ist kein offizieller Dienst der KoSIT.

Datenschutz

Hochgeladene Dateien werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und von uns nicht gespeichert. Zur Felderkennung kann der aus dem PDF extrahierte Rechnungstext an einen KI-Dienstleister in den USA übermittelt werden. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung, Abschnitte 3 und 4.