E-Rechnung-Fehler beheben: Ablehnung klären, Datei korrigieren
Erst prüfen (kostenlos, ohne KI), dann korrigieren. Das gilt für jede E-Rechnung, ob reine XRechnung-XML oder hybrides ZUGFeRD-PDF. Viele Ablehnungen gehen auf Verstöße gegen die veröffentlichten Prüfregeln zurück. Sie können die Angaben in Ihrer Software selbst berichtigen oder behebbare Formatfehler mit der automatischen Reparatur korrigieren. Die Reparatur ist ein vollständig automatisiertes Digitalprodukt ohne menschliches Gegenlesen. Formatspezifische Details stehen in den Hubs zu XRechnung und ZUGFeRD.
Welches Format hat Ihre E-Rechnung?
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei in der Syntax CII oder UBL; sie geht meist an Behörden und braucht dort eine Leitweg-ID. Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung ist ein PDF mit eingebetteter Rechnungs-XML; geprüft und repariert wird nur diese XML. Die Profile Minimum und Basic WL sind keine E-Rechnung; die Reparatur ändert das Profil nicht. ZUGFeRD 1.x (Wurzelelement CrossIndustryDocument) wird weder geprüft noch repariert. Ein reines PDF ohne eingebettete XML ist keine E-Rechnung und lässt sich nicht reparieren, sondern nur neu als E-Rechnung erzeugen, etwa mit dem Konverter.
Mehr dazu: XRechnung-Fehler beheben · ZUGFeRD-Fehler beheben · E-Rechnung aus PDF erstellen
Prüffehler oder Ablehnung beim Empfänger?
Ein Prüffehler bedeutet: Die Rechnungs-XML verletzt eine veröffentlichte Geschäftsregel der europäischen Norm EN 16931 oder, bei XRechnung-Kennung, der deutschen XRechnung-CIUS. Empfänger lehnen E-Rechnungen aber auch aus anderen Gründen ab, etwa wegen einer falschen Leitweg-ID, einer doppelten Rechnungsnummer, des Übertragungswegs oder bei ZUGFeRD wegen PDF/A-3, XMP-Metadaten oder des Einbettungsnamens. Das behebt keine automatische Reparatur. Lesen Sie die Ablehnungsnachricht genau: Steht dort eine Regelnummer wie BR-DE-15 oder BR-CO-13, ist es ein Prüffehler.
Mehr dazu: E-Rechnung prüfen · XRechnung an Behörden senden
Zuerst prüfen
Laden Sie die XML- oder ZUGFeRD-Datei unter Prüfen hoch. Das ist kostenlos, ohne Anmeldung und ohne KI; jeder Verstoß erscheint mit Regelnummer. Was der Validator kontrolliert und wo seine Grenzen liegen, steht auf der Seite zum kostenlosen Prüfen.
Mehr dazu: E-Rechnung prüfen · Was der Validator kontrolliert
Welche Fehler sich automatisch beheben lassen
Technische Formatfehler behebt die Reparatur ohne Rückfrage: BOM und unsichtbare Zeichen entfernen, Leerzeichen am Anfang und Ende von Kennungen wie IDs und E-Mail-Adressen sowie alle Leerzeichen in der IBAN entfernen, Ländercodes in Großbuchstaben setzen und ganzzahlige Beträge auf zwei Nachkommastellen auffüllen (ohne zu runden). Zusätzlich kann eine KI Werte übernehmen, die bereits wörtlich in Ihrer Datei stehen; neue Werte erfindet sie nicht. Jede KI-Änderung ist im Kurzbericht als solche markiert – kontrollieren Sie dort besonders Beträge, Datumsangaben, IBAN, USt-IdNr. und Leitweg-ID. Fehlende Angaben wie die Leitweg-ID tragen Sie selbst ein. Summen- und Rundungsfehler (BR-CO) sowie falsche Steuersätze oder -kategorien behebt die Reparatur nicht – das korrigieren Sie in Ihrer Software. Was einzelne Regelnummern bedeuten, erklären die Fehlercodes.
Mehr dazu: XRechnung Fehlercodes · Automatisch reparieren
Selbst korrigieren
Bei eigenen Rechnungen ist der ehrliche Standardweg: Angaben in Ihrer Rechnungssoftware korrigieren oder die E-Rechnung neu erzeugen, etwa mit dem Konverter aus Ihrer PDF-Rechnung, und erneut prüfen. So behalten Sie die Kontrolle über Inhalt und Layout und beheben die Ursache dauerhaft. Die automatische Reparatur ist eine Option für behebbare Format- und Regelverstöße, kein Ersatz für saubere Stammdaten.
Mehr dazu: E-Rechnung aus PDF erstellen · ZUGFeRD erstellen
Automatisch reparieren: so läuft es
Unter der Reparatur laden Sie eine XRechnung-XML (CII oder UBL), eine ZUGFeRD-XML oder ein ZUGFeRD-PDF hoch; beim PDF wird die erste eingebettete Datei ausgelesen. Zuerst laufen die deterministischen Korrekturen, danach kann die KI-Zuordnung folgen, anschließend wird erneut gegen die veröffentlichten KoSIT-Schematron-Regeln geprüft (EN 16931; bei XRechnung-Kennung zusätzlich XRechnung-CIUS; Release 3.0.2, CII und UBL). Sie erhalten die geprüfte XML plus Kurzbericht: was behoben wurde, was Sie ergänzen müssen und das Prüfergebnis. Bei ZUGFeRD ist die Ausgabe nur XML, kein neues PDF. Das ist keine Zertifizierung und kein offizieller Dienst der KoSIT.
Mehr dazu: Automatisch reparieren · ZUGFeRD: Ausgabe als XML
Was nie erfunden wird
IBAN, USt-IdNr. und Leitweg-ID werden nie erfunden. Fehlen Leitweg-ID/Käuferreferenz, IBAN oder (bei CII) die USt-IdNr. des Verkäufers, können Sie den Wert unter „bitte ergänzen“ selbst eintragen. Andere fehlende Pflichtangaben bleiben als Fehler im Bericht stehen. Für Ihre Einträge sind Sie verantwortlich; prüfen Sie sie, bevor Sie die Datei versenden.
Eigene Rechnung oder Eingangsrechnung?
Nur der Aussteller darf eine Rechnung korrigieren. Bei einer Eingangsrechnung bitten Sie den Absender um eine berichtigte Datei; reparieren Sie sie nicht selbst und senden Sie sie nicht verändert weiter. Wurde Ihre eigene Rechnung bereits versandt, muss sie unter Umständen storniert oder korrigiert neu ausgestellt werden; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Mehr dazu: E-Rechnung empfangen
Grenzen, Kosten und Datenschutz
Das Tool ist kein offizieller Dienst der KoSIT, keine Zertifizierung und keine Steuerberatung. Beim reinen Prüfen wird nichts an KI übermittelt; bei der Reparatur kann Rechnungsinhalt an xAI bzw. OpenAI (USA) gehen, Einzelheiten in der Datenschutzerklärung. Es gelten die Nutzungsbedingungen inkl. Widerruf für digitale Inhalte. Derzeit läuft eine kostenlose Beta; geplant sind 19 € pro Datei bzw. 49 € für 5 Dateien (Endpreise). Sobald die Bezahlung freigeschaltet ist, wird der Preis vor dem Kauf angezeigt.
Mehr dazu: Datenschutzerklärung · Nutzungsbedingungen · Zur Reparatur
Häufige Fragen
Meine E-Rechnung wurde abgelehnt – was nun?
Prüfen Sie die Datei zuerst kostenlos unter Prüfen. Meldet der Validator Regelverstöße, korrigieren Sie sie in Ihrer Software oder lassen behebbare Formatfehler automatisch reparieren. Liegt die Ablehnung an Leitweg-ID, doppelter Rechnungsnummer oder Übertragungsweg, hilft keine Reparatur.
Kann ich eine normale PDF-Rechnung reparieren?
Nein. Ein PDF ohne eingebettete XML ist keine E-Rechnung. Erzeugen Sie daraus eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung, etwa mit dem Konverter, und prüfen Sie das Ergebnis.
Welche Angaben ergänzt die Reparatur nie selbst?
IBAN, USt-IdNr. und Leitweg-ID werden nie erfunden. Fehlen Leitweg-ID/Käuferreferenz, IBAN oder (bei CII) die USt-IdNr. des Verkäufers, tragen Sie den Wert unter „bitte ergänzen“ selbst ein; andere fehlende Pflichtangaben bleiben als Fehler im Bericht stehen.
Empfänger lehnt trotz fehlerfreier Prüfung ab?
Das kommt vor. Bei Behörden liegt es oft an Leitweg-ID oder Rechnungsportal, siehe XRechnung-Fehler beheben. Bei ZUGFeRD können PDF/A-3, XMP-Metadaten oder der Einbettungsname die Ursache sein, siehe ZUGFeRD-Fehler beheben. Beides prüft und repariert das Tool nicht.
Darf ich eine fehlerhafte Eingangsrechnung selbst korrigieren?
Nein. Bitten Sie den Absender um eine korrigierte Originaldatei. Nur der Aussteller stellt eine berichtigte Rechnung aus.
Was kostet die Reparatur einer E-Rechnung?
Derzeit eine kostenlose Beta. Geplant: 19 € pro Datei bzw. 49 € für 5 Dateien (Endpreise). Sobald die Bezahlung freigeschaltet ist, wird der Preis vor dem Kauf angezeigt. Das reine Prüfen bleibt kostenlos.
Wird meine E-Rechnung an eine KI gesendet?
Beim Validator unter Prüfen nein. Bei der automatischen Reparatur kann Rechnungsinhalt an den KI-Anbieter (xAI bzw. OpenAI, USA) gehen, siehe Datenschutzerklärung.