XRechnung erstellen: kostenlos online, Version 3.0 als XML

Was eine XRechnung ist

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931 mit deutschen Zusatzregeln (CIUS), die die KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats herausgibt. Zulässig sind zwei Syntaxen, UBL und UN/CEFACT CII; der Konverter erzeugt XRechnung 3.0 in der CII-Syntax. Ein festes Layout hat die XRechnung nicht: Die Software des Empfängers stellt die Daten dar. Zum Lesen öffnen Sie die Datei im XRechnung-Viewer.

Mehr dazu: XRechnung-Viewer

Derzeit ohne Kosten und ohne Anmeldung

Das Erstellen kostet derzeit nichts, und Sie brauchen weder ein Konto noch eine Installation: Sie nutzen den Konverter direkt im Browser. Statt Ihre Rechnung neu in ein Formular abzutippen, laden Sie das PDF hoch, das Sie ohnehin schreiben. Vor dem Download wird die XML gegen die Schematron-Regeln der KoSIT geprüft (EN 16931 und XRechnung 3.0, Prüfregeln 3.0.2). Der Download startet nur, wenn die Prüfung bestanden ist; sonst sehen Sie die verletzten Regeln mit Nummer. Für einzelne Rechnungen an Bundesbehörden bieten auch die Portale ZRE und OZG-RE eine kostenlose Weberfassung an; dafür legen Sie dort ein Benutzerkonto an. Für den Konverter sind kostenpflichtige Pakete geplant.

Pflichtangaben der XRechnung

Neben den üblichen Rechnungsangaben verlangt die XRechnung: eine Käuferreferenz (BT-10, Regel BR-DE-15), bei Behörden die Leitweg-ID, im B2B-Bereich etwa eine Bestellnummer; einen Ansprechpartner des Verkäufers mit Telefonnummer und E-Mail (BR-DE-2, BR-DE-5, BR-DE-6, BR-DE-7), im Konverter die Felder Kontakt-Telefon und Kontakt-E-Mail; elektronische Adressen von Verkäufer und Käufer (BT-34 und BT-49), meist eine E-Mail-Adresse; Zahlungsangaben, bei Überweisung mit IBAN (BR-DE-1, BR-DE-23). Lassen Sie das Feld Leitweg-ID leer, schreibt der Konverter den Platzhalter „n/a“. Damit ist BR-DE-15 formal erfüllt, aber ein Behördenportal kann die Rechnung nicht zuordnen. Ob eine eingetragene Leitweg-ID stimmt, prüft keine Regel.

Mehr dazu: Leitweg-ID · Leitweg-ID in der Vorlage · E-Rechnung-Vorlage & Starter-Kit · XRechnung Fehlercodes

In drei Schritten zur XRechnung

1. Rechnung als PDF hochladen (bis ca. 4 MB). 2. Erkannte Angaben prüfen und die Pflichtangaben ergänzen. 3. XRechnung wählen und die XML herunterladen. Was PDF-Rechnungen meist fehlt und was bei gescannten Belegen gilt, erklärt die ausführliche Anleitung.

Mehr dazu: PDF in XRechnung umwandeln

XRechnung an Behörden und Unternehmen senden

Wer Bundesbehörden beliefert, muss seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen; ausgenommen sind etwa Direktaufträge bis 1.000 € netto. Rechnungen an den Bund laufen über die Portale ZRE oder OZG-RE oder über Peppol; Länder und Kommunen nutzen eigene Wege und regeln die Pflicht selbst. Im B2B-Bereich müssen seit dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 alle. Senden Sie die XRechnung anstelle des PDFs, nicht zusätzlich, und übernehmen Sie Korrekturen auch in Ihre Ursprungsrechnung.

Mehr dazu: XRechnung an Behörden senden · E-Rechnungspflicht 2027 & 2028

Grenzen

Unterstützt wird ein Steuersatz je Rechnung, zum Beispiel 19 % oder 7 %. Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis (etwa von Kleinunternehmern), steuerfreie Leistungen, mehrere Steuersätze oder komplexe Rabatte bilden Sie besser in einer Rechnungssoftware ab. Der Konverter erzeugt nur Rechnungen (keine Gutschriften oder Stornorechnungen), nur die CII-Syntax (kein UBL) und hat keine Texterkennung (OCR) für Scans. Die Prüfung ist keine Zertifizierung und ersetzt keine Steuerberatung; das Tool ist kein offizieller Dienst der KoSIT.

Datenschutz

Hochgeladene Dateien werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und von uns nicht gespeichert. Zur Felderkennung kann der aus dem PDF extrahierte Rechnungstext an einen KI-Dienstleister in den USA übermittelt werden; Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung, Abschnitte 3 und 4.

Mehr dazu: Datenschutzerklärung