Leitweg-ID in der Rechnungsvorlage: wo sie steht und was Behörden sonst noch brauchen
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gehört die Leitweg-ID in Ihre Vorlage — sichtbar im Kopf, später im Feld BT-10 der XRechnung. Diese Packliste zeigt, welche Zeilen Sie in Word oder Google Docs vorbereiten, bevor Sie das PDF umwandeln.
Keine Steuerberatung · Recherche-Stand: Oktober 2026
Quellen: XRechnung-CIUS / KoSIT-Prüfregeln (BR-DE-15 u. a.), Informationen der Bundesportale ZRE und OZG-RE. Länder und Kommunen regeln Empfang und Portale eigenständig. Aufbau und Beispiele der Leitweg-ID: Leitweg-ID erklären.
Wo die Leitweg-ID in der Vorlage hingehört
- Legen Sie im Rechnungskopf eine eigene Zeile an: Beschriftung Leitweg-ID (nicht nur „Referenz“ oder „Ihre Nr.“).
- Tragen Sie die Nummer aus der Bestellung oder dem Auftrag ein — Grobadressierung, optionale Feinadressierung, Prüfziffer.
- Exportieren Sie die Rechnung als PDF (direkt aus Word/Docs, kein Scan).
- Im Konverter das Feld Leitweg-ID / Käuferref. prüfen oder nachtragen. Die heuristische Extraktion erkennt die Leitweg-ID nicht zuverlässig — manuell kontrollieren.
Packliste für Behördenrechnungen
| Angabe | In Vorlage und Konverter |
|---|---|
| Leitweg-ID | Eigene Zeile im Rechnungskopf, z. B. „Leitweg-ID: 04011000-XXXXX-XX“. Im Konverter: Feld „Leitweg-ID / Käuferref.“ (BT-10). Bei Behörden Pflicht (BR-DE-15). |
| Ansprechpartner | Name, Telefonnummer und E-Mail einer Kontaktperson bei Ihnen (XRechnung: BR-DE-2, BR-DE-5, BR-DE-6, BR-DE-7). |
| Elektronische Adressen | Ihre E-Mail und die Empfangs-E-Mail des Auftraggebers (BT-34, BT-49) — oft die Adresse aus der Bestellung. |
| IBAN / Zahlungsangaben | Bei Überweisung Ihre IBAN (BR-DE-1, BR-DE-23). |
| Bestellbezug | Falls die Behörde eine Bestell- oder Vergabenummer nennt: zusätzlich zur Leitweg-ID in Ihrer Vorlage dokumentieren (Portalregeln können abweichen). |
Portale: Bund vs. Länder und Kommunen
Für den Bund gelten die Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE (auch Peppol ist ein Weg). Länder und Kommunen nutzen eigene Portale oder Verfahren — es gibt keinen einheitlichen deutschen Behörden-Eingang. Welcher Weg und welche Leitweg-ID gelten, steht in der Regel in der Bestellung. Mehr zum Versand: XRechnung an Behörden senden.
Häufige Fehler
Leitweg-ID nur im PDF-Fließtext, nicht im Konverter-Feld
Portale lesen die strukturierte XML. Ohne Eintrag in BT-10 hilft die sichtbare Zeile im PDF allein nicht.
„n/a“-Platzhalter an Behörden geschickt
Der Konverter setzt „n/a“, wenn das Feld leer bleibt. Für B2G die echte Leitweg-ID eintragen.
ID aus einer alten Bestellung wiederverwendet
Jede Organisationseinheit hat ihre ID; bei neuem Auftrag die aktuelle Nummer aus der Bestellung verwenden.
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- Rechnungsvorlage als Word-Datei und Google-Docs-Kopie
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- Kurzanleitung Word → PDF → XRechnung oder ZUGFeRD
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Häufige Fragen
Wo trage ich die Leitweg-ID in Word ein?
Als eigene, klar beschriftete Zeile im Rechnungskopf, z. B. „Leitweg-ID:“ plus die Nummer aus der Bestellung. Speichern Sie als PDF und tragen Sie dieselbe Nummer im Konverter unter „Leitweg-ID / Käuferref.“ ein. Ob die ID inhaltlich stimmt, prüft keine Schematron-Regel.
Was passiert, wenn die Leitweg-ID fehlt?
In der XRechnung ist die Käuferreferenz (BT-10) Pflicht (BR-DE-15). Lassen Sie das Feld im Konverter leer, setzt er den Platzhalter „n/a“. Formal kann die Prüfung dann bestehen, aber ein Behördenportal kann die Rechnung nicht zuordnen und ablehnen.
Brauch ich die Leitweg-ID auch bei Unternehmen?
Nein. Im B2B-Bereich tragen Sie eine andere Käuferreferenz ein, etwa die Bestellnummer des Kunden. Mehr zum Aufbau der ID: Leitweg-ID erklären.
Welches Portal nimmt meine XRechnung an?
Rechnungen an den Bund laufen über ZRE oder OZG-RE (oder Peppol). Länder und Kommunen betreiben eigene Portale oder Wege — welcher gilt, steht meist in der Bestellung zusammen mit der Leitweg-ID. Es gibt keinen einheitlichen Portalweg für alle öffentlichen Auftraggeber.
Keine Steuerberatung. Kein offizieller Dienst der KoSIT oder der Rechnungsportale. Stand Oktober 2026.