ZUGFeRD-Rechnung erstellen: kostenlos als PDF/A-3 mit XML
ZUGFeRD (international Factur-X) ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF/A-3 mit eingebetteter, maschinenlesbarer XML. Mit dem Konverter machen Sie aus Ihrer vorhandenen PDF-Rechnung derzeit ohne Kosten und ohne Anmeldung eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931.
Warum ZUGFeRD?
Ihr Kunde kann die Rechnung wie gewohnt öffnen und lesen, seine Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig die eingebettete XML aus. Das macht ZUGFeRD ideal für Geschäftskunden.
Derzeit ohne Kosten und ohne Anmeldung
Die Umwandlung kostet derzeit nichts, und Sie brauchen weder ein Konto noch eine Installation: Sie nutzen den Konverter direkt im Browser. Sie erhalten ein PDF/A-3 mit eingebetteter factur-x.xml im Profil EN 16931; vor dem Download wird die XML gegen die EN-16931-Schematron-Regeln der KoSIT geprüft. Anders als bei einem Rechnungsgenerator tippen Sie Ihre Rechnung nicht neu in ein Formular, sondern laden das PDF hoch, das Sie ohnehin schreiben. Achten Sie bei jedem ZUGFeRD-Werkzeug auf das Profil: Eine Datei im Profil Minimum oder Basic WL ist keine E-Rechnung. Für den Konverter sind kostenpflichtige Pakete geplant.
In drei Schritten zur ZUGFeRD-Rechnung
1. PDF-Rechnung hochladen: Rechnungsnummer, Datum, Parteien, Positionen und Beträge werden aus dem Text des PDFs erkannt; eine Texterkennung für Scans gibt es nicht. 2. Angaben prüfen und ergänzen, etwa die Kontaktdaten des Verkäufers oder bei Rechnungen an Behörden die Leitweg-ID. 3. ZUGFeRD wählen und herunterladen. Verletzt die XML eine Prüfregel, sehen Sie die Regelnummer und können die Felder korrigieren.
Mehr dazu: Welche Angaben Ihre Vorlage braucht · Word-Beschriftungen für den Konverter
Welches Profil?
Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 gelten ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, außer in den Profilen Minimum und Basic WL. Basic, EN 16931 (früher Comfort), Extended und XRechnung erfüllen also die Formatvorgaben. Der Konverter erzeugt das Profil EN 16931, das die europäische Norm vollständig abbildet.
Grenzen
Unterstützt wird ein Steuersatz je Rechnung, zum Beispiel 19 % oder 7 %. Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis (etwa von Kleinunternehmern), steuerfreie Leistungen, mehrere Steuersätze oder komplexe Rabatte bilden Sie besser in einer Rechnungssoftware ab. Das PDF wird aus den geprüften Angaben neu erzeugt, in schlichtem Layout statt Ihres Original-Designs. Maßgeblich ist die eingebettete XML: Übernehmen Sie Korrekturen auch in Ihre Ursprungsrechnung und senden Sie dem Kunden die ZUGFeRD-Datei anstelle des Original-PDFs, nicht zusätzlich. Die Prüfung ist keine Zertifizierung und ersetzt keine Steuerberatung.
Technische Details
Die erzeugte Datei ist ein PDF/A-3B mit eingebetteter factur-x.xml, XMP-Metadaten und sRGB-Farbprofil. Eine bereits vorhandene ZUGFeRD-Datei können Sie jederzeit im Validator kontrollieren; behebbare XML-Fehler lassen sich auch automatisch korrigieren (Ausgabe als XML).
Mehr dazu: ZUGFeRD prüfen · ZUGFeRD-Fehler beheben
Datenschutz
Hochgeladene Dateien werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und von uns nicht gespeichert. Zur Felderkennung kann der aus dem PDF extrahierte Rechnungstext an einen KI-Dienstleister in den USA übermittelt werden; Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung, Abschnitte 3 und 4.
Mehr dazu: Datenschutzerklärung
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Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?
Ja, ab Version 2.0.1, außer in den Profilen Minimum und Basic WL. Basic, EN 16931 (früher Comfort), Extended und XRechnung erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Ist das Erstellen der ZUGFeRD-Rechnung kostenlos?
Derzeit ja: Sie wandeln PDF-Rechnungen ohne Kosten und ohne Anmeldung in ZUGFeRD (Profil EN 16931) um. Für den Konverter sind kostenpflichtige Pakete geplant. Kosten entstehen nur, wenn Sie ausdrücklich ein Paket bestellen; den Preis sehen Sie vorher.
Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung an Behörden senden?
Oft ja. Die Rechnungsportale des Bundes (ZRE und OZG-RE) nehmen neben der XRechnung auch ZUGFeRD ab Profil EN 16931 an; Länder und Kommunen regeln das eigenständig, und viele verlangen die XRechnung. Tragen Sie in jedem Fall die Leitweg-ID ein: Ohne sie setzt der Konverter nur einen Platzhalter, und das Portal kann die Rechnung nicht zuordnen.
Darf ich das Original-PDF zusätzlich mitschicken?
Nein. Senden Sie die ZUGFeRD-Datei anstelle des Original-PDFs. Die eingebettete XML ist maßgeblich; ein zweites PDF wäre ein weiteres Rechnungsdokument für denselben Vorgang.