Word zu XRechnung: welche Bezeichnungen der Konverter in der Regel erkennt
Sie schreiben Rechnungen weiter in Word oder Google Docs. Damit aus dem PDF eine XRechnung wird, helfen klare Beschriftungen — und ein Kontrollschritt im Konverter. Hier die Bezeichnungen, die unsere Regel-Extraktion in der Regel findet, und was Sie trotzdem nachtragen.
Keine Garantie · Recherche-Stand: Oktober 2026
Die Tabelle listet nur Beschriftungen, die der heuristische Extraktor (lib/extract.js) per Muster erkennt. „In der Regel erkannt“ heißt: bei klarem PDF-Text und typischer Formulierung. Keine Zertifizierung, keine Steuerberatung, kein offizieller KoSIT-Dienst.
Der Weg in drei Schritten
1. Word
Rechnung mit klaren Beschriftungen schreiben (siehe Tabelle).
2. PDF
Direkt exportieren — kein Scan, kein Foto.
3. Konverter
Hochladen, Felder prüfen, XRechnung herunterladen.
Beschriftungen, die in der Regel erkannt werden
| Beschriftung in Word | Feld | Beispiel |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer / Rechnungsnr. | number | z. B. „Rechnungsnummer: 2026-042“ oder „Rechnungsnr. 2026-042“ |
| Rechnungsdatum / Datum | date | z. B. „Rechnungsdatum: 16.10.2026“ (TT.MM.JJJJ) |
| Netto / Zwischensumme | lines[].price | Nettobetrag mit Komma, z. B. „Netto 980,00“ |
| Gesamt / Rechnungsbetrag / Brutto | Summe | Brutto mit Komma; Fallback, wenn kein Netto gefunden wird |
| 19 % MwSt / 19 % USt | vatRate | Prozentsatz vor „MwSt“ oder „USt“ |
| IBAN (DE…) | iban | Deutsche IBAN beginnend mit DE |
| USt-IdNr. DE… | seller.vatId | DE plus 9 Ziffern |
Immer prüfen / oft nachtragen
| Angabe | Konverter-Feld | Hinweis |
|---|---|---|
| Leitweg-ID / Käuferreferenz | buyerReference | Heuristik erkennt sie nicht zuverlässig — im Konverter nachtragen. |
| Kontakt-Telefon / Kontakt-E-Mail | seller.phone / contactEmail | XRechnung-Pflicht (BR-DE); im Formular ergänzen. |
| E-Mail Verkäufer / Käufer | seller.email / buyer.email | Elektronische Adressen BT-34 und BT-49. |
| Name, Straße, PLZ, Ort | seller.* / buyer.* | KI-Erkennung kann helfen; immer prüfen. |
Für Behörden: Leitweg-ID in der Rechnungsvorlage. Alle §-14-Angaben: Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Grenzen
- Ein Steuersatz je Rechnung; keine Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis, keine Gutschriften.
- Nur CII-Syntax der XRechnung 3.0 (kein UBL).
- Keine OCR für Scans — Text muss im PDF stecken.
- Die Prüfung gegen veröffentlichte KoSIT-Schematron-Regeln ist keine Zertifizierung.
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Häufige Fragen
Kann Word selbst eine XRechnung erzeugen?
Nein. Word erzeugt kein strukturiertes Format nach EN 16931. Der Weg ist: Rechnung in Word schreiben, als PDF speichern, im Konverter prüfen und als XRechnung (XML) herunterladen.
Werden meine Word-Felder garantiert erkannt?
Nein. Die hier gelisteten Beschriftungen werden von der Regel-Extraktion in der Regel erkannt; eine KI-Erkennung kann weitere Felder vorschlagen. Scans und Fotos ohne Text werden kaum erkannt. Prüfen Sie jedes Feld vor dem Download.
Was kostet die Umwandlung?
Derzeit nichts und ohne Anmeldung. Für den Konverter sind kostenpflichtige Pakete geplant. Das Starter-Kit (9 € einmalig inkl. 19 % USt) ist in Vorbereitung und noch nicht buchbar.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Behörden verlangen meist XRechnung. Geschäftskunden oft ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML). Der Konverter erzeugt beides aus demselben PDF.
Keine Steuerberatung. Erkennung „in der Regel“, nie garantiert. Stand Oktober 2026.