ZUGFeRD-Fehler beheben: Factur-X-XML prüfen und korrigieren

Erst prüfen (kostenlos, ohne KI), dann korrigieren. ZUGFeRD und Factur-X sind hybrid: Menschen lesen das PDF, Software und der Validator lesen die eingebettete XML. Viele Ablehnungen entstehen durch Schematron-Fehler in dieser XML. Sie können die Angaben in Ihrer Software selbst berichtigen — oder behebbare Formatfehler mit der automatischen Reparatur korrigieren. Die Reparatur ist ein vollständig automatisiertes Digitalprodukt ohne menschliches Gegenlesen; die Ausgabe ist XML, kein neues PDF.

Validator-Fehler oder Empfänger-Ablehnung?

Ein Schematron-Fehler bedeutet: Die eingebettete Rechnungs-XML verletzt eine veröffentlichte Geschäftsregel (EN 16931, bei XRechnung-Profil zusätzlich CIUS). Empfänger können die Datei aber auch aus anderen Gründen ablehnen — etwa fehlende PDF/A-3-Konformität, fehlerhafte XMP-Metadaten, unerwarteter Einbettungsname (factur-x.xml, zugferd-invoice.xml, xrechnung.xml), doppelte Rechnungsnummer oder Transportweg — das prüft und behebt weder Validator noch Reparatur. Fehlt die eingebettete XML, wird das erkannt, aber nicht behoben. Nur Schematron-Verstöße in der XML sind hier adressierbar. Für reine XRechnung an Behörden siehe den XRechnung-Hub.

Mehr dazu: XRechnung-Fehler beheben · E-Rechnung prüfen · Automatisch reparieren · E-Rechnung-Fehler: Überblick

Zuerst prüfen

Laden Sie das ZUGFeRD-PDF oder die extrahierte XML unter Prüfen hoch. Der Validator ist kostenlos, braucht keine Anmeldung und sendet nichts an KI-Dienste. Geprüft wird die eingebettete XML mit den veröffentlichten KoSIT-Schematron-Regeln; XSD- und PDF/A-Prüfung laufen nicht mit. Details stehen unter ZUGFeRD prüfen. Viele Dateien oder Pipelines: dieselbe Prüfung per REST über die ZUGFeRD-API.

Mehr dazu: E-Rechnung prüfen · ZUGFeRD prüfen · ZUGFeRD API

Profile und E-Rechnung

Minimum und Basic WL sind keine E-Rechnung und lassen sich nicht per Reparatur zu einer E-Rechnung machen: Die Reparatur ändert die Profilkennung nicht. Erzeugen Sie die Datei neu im Profil EN 16931 (oder Basic, Extended, XRechnung). Basic, EN 16931, Extended und XRechnung erfüllen die Formatvorgaben.

Mehr dazu: ZUGFeRD erstellen · Factur-X erstellen

Selbst korrigieren

Bei eigenen Rechnungen ist der ehrliche Standardweg: Angaben in Ihrer Software korrigieren oder die hybride Datei neu erzeugen, etwa mit dem ZUGFeRD-Konverter, und erneut prüfen. So behalten Sie Kontrolle über PDF-Layout und eingebettete XML. Die automatische Reparatur ist eine Option für behebbare Format- und Regelverstöße, kein Ersatz für saubere Stammdaten.

Mehr dazu: ZUGFeRD erstellen · XRechnung Fehlercodes

Automatisch reparieren: was es kann

Unter der Reparatur laden Sie ZUGFeRD-PDF, Factur-X-PDF oder die Rechnungs-XML hoch. Beim PDF wird die erste eingebettete Datei ausgelesen (nicht gezielt nach Dateiname gewählt). Liegt vor der Rechnungs-XML ein anderer Anhang, laden Sie die extrahierte XML direkt hoch. Zuerst laufen deterministische Korrekturen: Leerzeichen und BOM entfernen, IBAN-Abstände und Ländercodes normalisieren, Beträge auf zwei Nachkommastellen auffüllen. Danach kann eine KI nur Werte zuordnen, die in Ihrer Datei bereits vorkommen. Anschließend wird erneut gegen die veröffentlichten KoSIT-Schematron-Regeln geprüft (EN 16931; bei XRechnung-Profil zusätzlich CIUS; Release 3.0.2, CII und UBL). Sie erhalten die geprüfte XML plus Kurzbericht. Das ist keine Zertifizierung und kein offizieller Dienst der KoSIT.

Mehr dazu: Automatisch reparieren

Was nie erfunden wird — Ausgabe nur XML

IBAN, USt-IdNr. und Leitweg-ID werden nie erfunden. Fehlen Leitweg-ID/Käuferreferenz, IBAN oder (bei CII) die USt-IdNr. des Verkäufers, können Sie den Wert unter „bitte ergänzen“ selbst eintragen. Andere fehlende Pflichtangaben bleiben als Fehler im Bericht stehen. Die Ausgabe ist ausschließlich XML: Es entsteht kein repariertes PDF und nichts wird erneut eingebettet. Nach der Reparatur stimmen PDF-Ansicht und XML nicht mehr überein — senden Sie die reparierte XML nie zusammen mit dem alten PDF. Zwei ehrliche Wege: hybrides PDF in Ihrer Software oder dem Konverter neu erzeugen, oder die geprüfte XML allein senden, wenn der Empfänger das akzeptiert.

Mehr dazu: ZUGFeRD neu erzeugen · Zur Reparatur

Eigene Rechnung oder Eingangsrechnung?

Nur der Aussteller darf eine Rechnung korrigieren. Bei einer Eingangsrechnung bitten Sie den Absender um eine berichtigte Datei — reparieren Sie sie nicht selbst und senden Sie sie nicht verändert weiter. Wurde Ihre eigene Rechnung bereits versandt, muss sie unter Umständen storniert oder korrigiert neu ausgestellt werden; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Grenzen, Kosten und Datenschutz

Das Tool ist kein offizieller Dienst der KoSIT, keine Zertifizierung und keine Steuerberatung. PDF/A-3, XMP und Einbettungsname werden weder geprüft noch repariert. Beim reinen Prüfen wird nichts an KI übermittelt; bei der Reparatur kann Rechnungsinhalt an xAI bzw. OpenAI (USA) gehen — Einzelheiten in der Datenschutzerklärung. Es gelten die Nutzungsbedingungen inkl. Widerruf für digitale Inhalte. Derzeit läuft eine kostenlose Beta; geplant sind 19 € pro Datei bzw. 49 € für 5 Dateien (Endpreise).

Mehr dazu: Datenschutzerklärung · Nutzungsbedingungen · Zur Reparatur · Reine XRechnung (XML) an Behörden

Fehler automatisch reparieren (Beta) →Erst kostenlos prüfen

Häufige Fragen

Bekomme ich ein repariertes ZUGFeRD-PDF?

Nein. Die Reparatur liefert geprüfte XML. Ein hybrides PDF mit eingebetteter XML erzeugen Sie in Ihrer Software oder dem Konverter neu.

Kann die Reparatur die XML wieder ins PDF einbetten?

Nein. Es gibt keine Re-Einbettung und kein repariertes PDF. Nur die geprüfte XML wird ausgeliefert.

Profil Minimum oder Basic WL – hilft die Reparatur?

Nein. Die Reparatur ändert die Profilkennung nicht. Minimum und Basic WL sind keine E-Rechnung; erzeugen Sie die Datei neu im Profil EN 16931.

Validator fehlerfrei, trotzdem abgelehnt?

Möglich. PDF/A-3, XMP, Einbettungsname, Transportweg und doppelte Rechnungsnummer prüft und repariert das Tool nicht — nur Schematron-Verstöße in der XML.

Darf ich die reparierte XML statt des PDFs senden?

Nur wenn der Empfänger reine XML akzeptiert. Senden Sie sie nie zusammen mit dem alten PDF; sonst entstehen zwei Rechnungsdokumente, und PDF-Ansicht und XML stimmen nicht mehr überein.

Darf ich eine eingehende ZUGFeRD-Rechnung selbst korrigieren?

Nein. Bitten Sie den Absender um eine korrigierte Originaldatei. Nur der Aussteller stellt eine berichtigte Rechnung aus — auch bei hybridem PDF+XML.

Was kostet die ZUGFeRD-Reparatur?

Derzeit eine kostenlose Beta. Geplant: 19 € pro Datei bzw. 49 € für 5 Dateien (Endpreise). Der spätere Preis wird angezeigt, sobald die Zahlung freigeschaltet ist. Das reine Prüfen von ZUGFeRD bleibt kostenlos.

Geht meine ZUGFeRD-Rechnung an eine KI?

Beim Validator unter Prüfen nein. Bei der automatischen Reparatur kann Rechnungsinhalt (auch aus eingebetteter XML) an den KI-Anbieter (xAI bzw. OpenAI, USA) gehen — siehe Datenschutzerklärung.