E-Rechnungspflicht FAQ: die häufigsten Fragen beantwortet
Die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung in Deutschland, kurz und verständlich beantwortet.
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Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format nach EN 16931 vorliegen, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Ein reines PDF gilt als sonstige Rechnung.
Welche Ausnahmen gibt es?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise sind ausgenommen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Muss ich als Freiberufler E-Rechnungen schreiben?
Ja, wenn Sie an Unternehmen in Deutschland leisten und kein Kleinunternehmer sind. Ab 2028 gilt die Pflicht unabhängig vom Umsatz.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Archivieren Sie die XML-Datei im Originalformat, denn sie ist das maßgebliche Dokument.
Reicht eine E-Mail mit PDF-Anhang ab 2028 noch aus?
Nein, im B2B-Bereich nicht. Der Versand per E-Mail ist erlaubt, aber der Anhang muss eine E-Rechnung wie XRechnung oder ZUGFeRD sein.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. An Privatkunden dürfen Sie weiter PDF- oder Papierrechnungen schicken.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?
Eine Rechnung, die nicht den Vorgaben entspricht, gilt als nicht ordnungsgemäß. Ihrem Kunden kann dann der Vorsteuerabzug verweigert werden, was zu Streit und Nachforderungen führt.
Kann ich meine bisherigen Rechnungsvorlagen behalten?
Ja. Sie können Rechnungen weiter wie gewohnt erstellen und das PDF mit einem Konverter in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln.