GoBD-Verfahrensdokumentation für Solo und Freiberufler: was Sie dokumentieren sollten
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie bei Ihnen Belege entstehen, geprüft, gespeichert und für eine Prüfung bereitgestellt werden. Hier finden Sie eine kostenlose Übersicht der typischen Abschnitte — inklusive E-Rechnung-Empfang. Ein ausfüllbares Kit ist in Vorbereitung und noch nicht buchbar.
Was eine Verfahrensdokumentation ist
Nach den GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025) sollen IT-gestützte Buchführungs- und Belegprozesse nachvollziehbar beschrieben sein (Rz. 151 ff.): Wie Belege entstehen, geprüft, gespeichert, gesichert und für den Datenzugriff (Z1–Z3) bereitgestellt werden. Stand der Recherche: Oktober 2026. Keine Steuerberatung.
Wenn Sie E-Rechnungen digital empfangen und ablegen, ist es sinnvoll, diesen Ablauf in der Dokumentation zu beschreiben — das ersetzt weder ein Muster noch die Prüfung durch Ihren Steuerberater.
Kostenlose Checkliste: 8 Abschnitte
Nur die Struktur — kein ausgefülltes Muster und keine Garantie der Vollständigkeit. Haken Sie ab, was bei Ihnen vorkommt, und formulieren Sie die Abläufe mit eigenen Worten bzw. mit Ihrem Steuerberater.
1. Allgemeines
Wer Sie sind, welche Tätigkeiten Sie ausüben und welche IT-Systeme Sie für Buchführung und Belege nutzen.
2. Belegeingang inkl. E-Rechnung
Wie eingehende Belege und E-Rechnungen ankommen (z. B. E-Mail), geprüft, zugeordnet und abgelegt werden — im empfangenen Format.
3. Belegausgang
Wie Sie Ausgangsrechnungen erstellen, versenden und welche Version Sie aufbewahren.
4. Bank / Zahlungsverkehr
Wo Kontoauszüge herkommen, wie Zahlungen den Belegen zugeordnet werden.
5. Systeme / Software
Welche Tools Sie nutzen (z. B. Lexoffice, sevDesk, DATEV, Drive, E-Mail) und wofür.
6. Ablage / Archiv
Wo Belege liegen, wie lange, und dass das Originalformat erhalten bleibt.
7. Backup / Z-Zugriff
Datensicherung und wie Sie Daten für eine Prüfung bereitstellen können (Z1–Z3).
8. IKS + Änderungshistorie
Welche Kontrollen Sie machen und wie Änderungen an Prozessen oder am Dokument nachvollziehbar bleiben.
Wichtiger Hinweis
Der Text einer Verfahrensdokumentation beschreibt Ihre Angaben. Passung und Vollständigkeit müssen Sie bzw. Ihr Steuerberater prüfen. Keine Steuerberatung. Kein Zertifikat, keine Konformitätszusage, keine Anerkennung durch das Finanzamt.
GoBD-Verfahrensdokumentation Solo
Assistent → bearbeitbare DOCX
29 € einmalig, inkl. 19 % USt
- Geführter 8-Schritte-Assistent mit Solo- und Cloud-Buchhaltungs-Voreinstellungen (Lexoffice, sevDesk, DATEV, Drive u. a.)
- Eigenes Kapitel zum Empfang und zur Ablage von E-Rechnungen
- Ergebnis als bearbeitbare DOCX-Datei zum Anpassen mit Ihrem Steuerberater
- Platz für Änderungshistorie und Bestätigung, dass der Text Ihre tatsächlichen Abläufe beschreibt
Geplant als Download nach dem Kauf, ohne Abo. Kein Ersatz für Steuerberatung.
Vormerken – Bescheid geben, wenn das Kit startet
Weiter mit E-Rechnung
Häufige Fragen
Brauche ich als Solo oder Freiberufler eine Verfahrensdokumentation?
Die GoBD erwarten eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation, soweit Sie IT-gestützt Bücher und Belege führen (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025, Rz. 151 ff.). Wie ausführlich sie sein muss, hängt von der Komplexität Ihrer Organisation und Ihrer Systeme ab — nicht jeder Solo braucht dasselbe Dokument. Ob und in welchem Umfang Sie eines brauchen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung.
Reicht ein kostenloses Muster (AWV, Transferdata o. Ä.)?
Oft ja: Kostenlose Muster und Vorlagen können ausreichen, wenn Sie sie an Ihre tatsächlichen Abläufe anpassen. Ein Generator oder Kit spart vor allem Tipparbeit und Struktur — er macht das Dokument nicht „besser“ vor dem Finanzamt.
Was enthält das Kit und wann kann ich es kaufen?
Geplant sind ein 8-Schritte-Assistent mit Solo-Presets, ein E-Rechnung-Empfangskapitel und eine bearbeitbare DOCX, für 29 € einmalig inkl. 19 % USt, ohne Abo. Das Kit ist in Vorbereitung und noch nicht buchbar; ein Starttermin steht noch nicht fest. Vormerken kostet nichts und verpflichtet zu nichts.
Ist das Ergebnis „GoBD-konform“ oder vom Finanzamt anerkannt?
Nein. Wir stellen keine Konformität, Zertifizierung oder Anerkennung in Aussicht. Der Text beschreibt Ihre Angaben; Passung und Vollständigkeit müssen Sie bzw. Ihr Steuerberater prüfen. Das Kit ist kein Steuerberatungsprodukt.
Wie hängt das mit der E-Rechnung zusammen?
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Wenn Sie strukturierte Rechnungen digital empfangen und ablegen, gehört das sinnvollerweise in die Beschreibung Ihrer Belegprozesse. Unser Konverter und Validator helfen beim Format; die Verfahrensdokumentation beschreibt den Prozess drumherum — zwei verschiedene Dinge.
Quellen (Recherche-Stand Oktober 2026): BMF-Schreiben GoBD vom 28.11.2019, Änderungen vom 11.03.2024 und 14.07.2025; BMF-FAQ zur E-Rechnung. Keine Steuerberatung.